So gleichen Sie Banktransaktionen mit Belegen ab
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Abgleich von Banktransaktionen mit Rechnungen, Quittungen und Verträgen
Abstimmung ist der Prozess, jede Banktransaktion mit ihrem Beleg abzugleichen — wie einer Rechnung, Quittung oder einem Vertrag. Mit AI Linkify wird dieser Prozess einfach und effizient.
Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre Daten vorbereiten, in das System hochladen und die Ergebnisse überprüfen.
Schritt 1: Exportieren Sie Ihre Banktransaktionen
Beginnen Sie mit der Verbindung zu Ihrer Online-Banking-Umgebung. Die meisten Banken ermöglichen den Export Ihrer Transaktionen in einem der folgenden Formate:
- CSV-Format — eine einfache Tabelle, die alle Transaktionen auflistet
- MT940-Format — ein Standard, der von vielen europäischen Banken verwendet wird
Tipp:
Wählen Sie den Zeitraum, der alle Zahlungen abdeckt, die Sie abgleichen möchten (z.B. den letzten Monat oder das letzte Quartal).
Speichern Sie die Datei nach dem Export sicher auf Ihrem Computer.
Schritt 2: Sammeln Sie Ihre elektronischen Dokumente
Sammeln Sie alle digitalen Dateien, die Ihren Zahlungen und Quittungen entsprechen — Rechnungen, Verträge, Angebote oder Zahlungsbestätigungen. Stellen Sie sicher, dass sie in einem gängigen Format wie PDF, JPEG oder PNG vorliegen.
Sie können sie in einem einzigen Ordner speichern, um den späteren Upload zu vereinfachen.
Schritt 3: Scannen Sie Ihre Papierdokumente
Wenn Sie Papierdokumente haben, können Sie diese einfach mit einer mobilen Scan-App digitalisieren. Wir empfehlen:
- TurboScan (iOS / Android) — schnelle, hochwertige Scans
- Microsoft Lens — kostenlos und integriert sich gut mit Cloud-Speicher
Hinweis:
Sie können alle Dokumente in eine Datei scannen — es ist nicht nötig, sie zu trennen. Das System teilt und klassifiziert einzelne Seiten automatisch während der Verarbeitung.
Schritt 4: Laden Sie alles auf die Plattform hoch
Sobald Ihre Dateien bereit sind:
- Laden Sie die Banktransaktionsdatei hoch (CSV oder MT940)
- Laden Sie Ihre elektronischen Dokumente hoch
- Laden Sie Ihre gescannte Dokumentdatei hoch (falls zutreffend)
Klicken Sie dann einfach auf Abstimmung starten.
Das System analysiert automatisch, extrahiert Schlüsseldaten und ordnet jede Transaktion dem richtigen Dokument zu.
Schritt 5: Überprüfen und exportieren Sie die Ergebnisse
Nach der Verarbeitung sehen Sie eine klare Zusammenfassung, die zeigt:
- Welche Transaktionen vollständig abgeglichen sind
- Welche Aufmerksamkeit benötigen (z.B. fehlende Dokumente oder Teilzahlungen)
Sie können die Ergebnisse für Ihren Buchhalter exportieren oder bei Bedarf manuell weiter verfeinern.
Das war's — So einfach ist das
Mit nur wenigen Uploads können Sie Stunden manueller Überprüfung in einen automatisierten, transparenten Prozess verwandeln.
Jede Zahlung hat jetzt ein klares, nachvollziehbares Dokument — das Genauigkeit, Compliance und Seelenfrieden gewährleistet.
AI Linkify automatisiert diesen gesamten Workflow und verarbeitet täglich Tausende von Dokumenten und Transaktionen für Unternehmen in ganz Europa.
Probieren Sie automatisierte Abstimmung aus
Laden Sie Ihre Kontoauszüge und Dokumente hoch, um zu sehen, wie AI Linkify sie automatisch abgleicht